(1.1.) El present Codi d’Ètica i Conducta té com a objectiu determinar els valors, principis i normes que han de regir el comportament i l’actuació de cadascun dels empleats i directius de les diverses entitats que configuren el GRUP PETRONIEVES (d’ara endavant referit genèricament com l’entitat) així com els membres del seu òrgan de administración1. El comportament ètic va més enllà del compliment formal de la llei, per això qualsevol persona que accepta treballar per al GRUP PETRONIEVES, accepta el compromís d’actuar correctament. Així mateix el present Codi també serà aplicable als seus socis comercials, clients i proveïdors, en la mesura en què els valors, principis i normes continguts en el present Codi puguin ser-los aplicable. GRUP PETRONIEVES fomentarà que els socis comercials desenvolupin i apliquin programes ètics coherents amb els nostres valors i principis.
(1.2) Els valors que guien el treball del GRUP PETRONIEVES són els següents:
Orientació a les persones: el principal actiu de la companyia són les persones: clients, empleats i proveïdors. Tractar a tots amb dignitat, valorant les seves aportacions per a aconseguir l’èxit humà i empresarial, serà una prioritat per a la mercantil.
Integritat: Promoure una cultura d’integritat, honestedat i respecte a la legalitat i a les normes i estàndards ètics, i això tant pel que fa als interessos de Grup Petronieves com als altres grups d’interès.
Responsabilitat mediambiental: la sostenibilitat, el respecte per l’entorn i la reducció de la petjada mediambiental és un compromís inajornable perquè tots tenen una responsabilitat comuna en el desenvolupament de les generacions presents i futures.
(1.3) GRUP PETRONIEVES promourà el coneixement del Codi entre els empleats i els subjectes abans descrits perquè la seva actuació es regeixi pels principis i valors sobre els quals s’assenteixi el present Codi. L’apropiada aplicació del Codi requereix coneixement per part dels empleats i directiu del seu contingut, el dels seus desenvolupaments complementaris (polítiques i procediments) i el d’aquelles disposicions legals rellevants que resultin d’aplicació a les activitats que es desenvolupen a conseqüència de les seves funcions en l’entitat.
Qualsevol dubte sobre la interpretació o el contingut del Codi o que faci referència a la manera de resoldre situacions no descrites específicament en ell, haurà de ser aclarida amb el Comitè de Compliment, amb el corresponent superior jeràrquic o, si és el cas, amb per l’òrgan d’administració. (1.4) Sense perjudici de qualsevol altra responsabilitat al fet que pugui donar lloc, l’incompliment dels criteris i pautes d’actuació continguts en el Codi pot motivar l’adopció de sancions disciplinàries que resultin d’aplicació conforme al que es preveu en la corresponent legislació laboral. Concretament, les infraccions de les norma de conducta contemplades en aquest Codi, són infraccions greus.
ÀMBIT SUBJECTIU D’APLICACIÓ
(1) El present Codi de Conducta serà aplicable a les següents persones, siguin físiques o jurídiques, segons els casos:
1º.- EMPLEATS, amb independència de la modalitat contractual que determini la seva relació laboral, posició que ocupin o de l’àmbit geogràfic en el qual exerceixin el seu treball.
2º.- DIRECTIUS. Tenen tal consideració: a) els qui disposessin de contractes de treball d’Alta Direcció; b) el Director corporatiu; c) els qui expressament es determini per part de l’òrgan d’administració.
3º.- MEMBRES DE L’ÒRGAN D’ADMINISTRACIÓ de la societat, sigui el que sigui la composició, forma i règim de funcionament de l’òrgan en qüestió de què es tracti.
4º.- CLIENTS I PROVEÏDORS en la mesura en què pugui resultar-los aplicable i sempre que Grup Petronieves tingui capacitat de fer-ho efectiu mitjançant l’adhesió.
(2) Els subjectes als quals es refereixen els apartats 1 a 4 anteriors es denominaran conjuntament els “Subjectes Obligats”. El conjunt de persones físiques i jurídiques incloses en l’àmbit subjectiu d’aplicació es denominaran “Destinataris” del Codi.
ACCEPTACIÓ I COMPLIMENT
(1) GRUP PETRONIEVES adoptarà les mesures necessàries per a fer efectiu el conjunt de valors, principis i normes que componen el present Codi, donant difusió entre els destinataris del seu contingut i resolent els dubtes que la seva aplicació pugui generar. A tal fi, procurarà, en la mesura en què sigui possible, que els subjectes obligats i la resta dels destinataris es comprometin al seu compliment, de manera que aquests valors, principis i normes, juntament amb la normativa aplicable en cada cas, regeixin l’acompliment de les seves activitats dins de l’entitat o les seves relacions comercials o institucionals amb aquesta.
(2) Ningú, independentment de la seva posició en GRUP PETRONIEVES, està autoritzat per a sol·licitar a un destinatari del Codi d’Ètica i Conducta que contravingui el que en ell s’estableix. Cap subjecte obligat podrà justificar una conducta que atempti contra el Codi o una dolenta pràctica emparant-se en una ordre superior o en el desconeixement del contingut del Codi.
(3) El contingut del Codi d’Ètica i Conducta prevaldrà sobre el d’aquelles normes internes (incloent ordres verbals que es poguessin donar per algun superior jeràrquic) que poguessin contradir-ho, tret que aquestes estableixin requisits de conducta més exigents.
(4) L’aplicació del contingut del present Codi, en cap cas, podrà donar lloc a la vulneració de les disposicions legals aplicables. De ser apreciada tal circumstància, els continguts del Codi hauran d’ajustar-se al que es preveu en aquestes disposicions legals
(5) El present Codi no modifica la relació laboral existent entre l’entitat i els seus empleats, ni crea dret ni cap vincle contractual, però suposa que les regles d’actuació que s’indiquen integren el mode en què s’ha de prestar la relació laboral.
(6) L’entitat no tolera la comissió de cap fet delictiu per part de cap empleat ni directiu, ni membre del seu òrgan de govern, ni quan la seva comissió es realitza per tercers amb intenció de beneficiar directament o indirectament a l’entitat.
L’entitat s’esforçarà a fer, no sols el que és legal, sinó també el que és correcte, precisament per això no permetrà que es dugui a terme cap delicte en el nostre nom.
RESPONSABILITAT DE COMPLIMENT DEL CODI DE CONDUCTA.-
(1) Tots els directius tenen les següents obligacions:
a) Comunicar el Codi d’Ètica i Compliment als equips.
b) Liderar el seu compliment a través de l’exemple.
c) Fer costat als seus equips en els dilemes ètics que puguin sorgir a cada moment.
d) Corregir desviacions detectades en el compliment del Codi.
e) Establir dins del termini i en la forma escaient mecanismes que assegurin el compliment del Codi en les seves àrees de responsabilitat.
f) Informar sobre els processos i actuacions contraris al que es disposa en el present Codi.
(2) Tots els empleats estan subjectes al compliment de les següents obligacions:
a) Conèixer el Codi d’Ètica i Conducta i prendre les seves decisions d’acord amb aquests principis i a les polítiques que emanen d’aquests.
b) Addicionalment, hauran de comunicar immediatament de manera responsable qualsevol indici d’existència de processos i actuacions que contravinguin el que es disposa en el present Codi.
c) Col·laborar en les recerques i auditories.
d) La inobservança per part de directius i empleats del Codi d’Ètica i Conducta i de les normes derivades del desenvolupament de polítiques específiques, degudament comunicades, podrien donar lloc a l’obertura i iniciació dels procediments de recerca interna corporativa que es fixin per l’òrgan de adminsitración, arribant fins i tot a l’acomiadament disciplinari.
PRINCIPIS GENERALS
(1) Tots els Subjectes Obligats són responsables de conèixer i complir les lleis aplicables a la seva funció segons el seu àmbit de responsabilitat i lloc de trabajom havent de complir les seves funcions i obligacions amb ple respecte dels procediments establerts en els sectors de la seva activitat.
(2) En cas de dubte, els Subjectes Obligats podran obtenir ajuda sobre el mode de complir amb el contingut del present Codi i la resta de normes que siguin aplicable a través del seu superior jeràrquic o, si és el cas, a través del Comitè de Compliment.
(3) L’incompliment d’aquesta normativa podria donar lloc a la responsabilitat jurídica que pugui derivar-se, sense perjudici de les accions disciplinàries que corresponguin, incloent-hi l’acomiadament laboral. (4) A més del compliment del present Codi i de les normes aplicables en cada cas, tots els Subjectes Obligats hauran de demostrar en tot moment un comportament ètic en totes les seves actuacions professionals i evitar qualsevol conducta que, encara sense violar la llei, pugui perjudicar la reputació de l’entitat i afectar de manera negativa als seus interessos, reputació i imatge pública (com pogués ser l’ús inapropiat de xarxes socials).
RESPECTE PER LA LLEI
En el desenvolupament de la feina de casa professionals cap Subjecte Obligat col·laborarà conscientment amb tercers en la violació de cap llei tant nacional com internacional, ni cooperarà amb ells en accions o omissions que comprometin el principi de legalitat o que puguin, de ser conegudes, danyar la reputació de l’entitat.
HONESTIDAD
(1) Els Subjectes Obligats hauran de ser honestos en totes les negociacions en les quals hi hagi interessos de l’entitat en joc i compliran amb els compromisos adquirits.
(2) Els Subjectes Obligats evitaran, o si és el cas declararan, qualsevol conflicte d’interessos que existeixi pel que pugui anteposar prioritats personals a les col·lectives i es comportaran amb rectitud, sense buscar en cap cas beneficio propi o de tercers a través de l’ús hagut de la seva posició o contactes en Grup Petronieves, perquè li afavoreixi a ell o a un tercer enfront d’uns altres, incomplint les seves obligacions en l’adquisició o venda de mercaderies o en la contractació de serveis professionals.
(3) Igualment, protegiran la confidencialitat de la informació de l’entitat que els ha estat confiada, així com la relativa a clients, accionistes, empleats o proveïdors.
INTEGRITAT
(1) GRUP PETRONIEVES es subjecta a una política estricta de no acceptar ni oferir regals, ni donacions, ni en espècie ni en metàl·lic. És una conducta contrària al Codi Ètic i de Conducta, podent fins i tot arribar a ser delictiva, oferir regals, invitacions o obsequis a tercers (siguin funcionaris o no) amb la intenció d’influenciar-los perquè realitzin les seves funcions de manera deshonesta o en condicions més favorables que als restants clients, o per a agrair-los que hagin actuat d’aquesta manera encara que no li ho haguessin suggerit prèviament, o en general perquè actuïn de manera contrària a la legalitat vigent.
(2) El coneixement de qualsevol conducta que pogués ser contrària a les normes de conducta de comportament ètic i responsable serà immediatament notificada a través del canal de denúncies al Comitè de Compliment.
(3) De manera excepcional, els subjectes obligats podran acceptar regals, invitacions, serveis d’hospitalitat o un altre tipus d’incentius que no superin els usos habituals, socials o de cortesia, i estiguin relacionats amb l’activitat comercial.
(4) La societat mercantil no efectuarà donacions en metàl·lic o en espècie, de cap índole, a partits polítics, organitzacions, moviments, entitats, siguin aquestes de caràcter públic o privat, l’activitat del qual aquest clarament vinculada amb l’activitat política.
(5) Es reconeix el dret dels empleats i directius a exercir la llibertat d’expressió i a participar en activitats polítiques, però sempre que no interfereixin en l’acompliment professional, ni suposin un conflicte d’interessos. En cap cas s’utilitzaran els recursos ni instal·lacions de l’organització per a donar suport a activitats polítiques personals.
(6) Queden al marge d’aquestes prohibicions les actuacions de patrocini realitzades de conformitat amb la legalitat vigent.
4.1 Drets humans
(1) GRUP PETRONIEVES considera que els Subjectes Obligats són col·laboradors essencials per a complir amb els objectius del negoci i la creació d’ocupació de qualitat en un entorn que aposta per la formació i el desenvolupament professional i el foment de la diversitat de capacitats, cultures, creences i nacionalitats, tot això en igualtat de condicions i drets i amb un rebuig exprés davant qualsevol forma d’assetjament laboral. Per això, as relacionis entre tots els empleats han de basar-se sempre en el respecte a la dignitat i no discriminació de les persones.
(2) L’entitat reconeix que el principi d’igualtat de tracte i oportunitats per als Empleats, independentment de la seva raça, color, nacionalitat, origen ètnic, religió, gènere, orientació política o sexual, estat civil, edat, discapacitat o responsabilitats familiars, és un principi inspirador de les polítiques de Recursos Humans i s’aplicarà tant a la contractació d’empleats com a la formació, les oportunitats de carrera, els nivells salarials així com els altres aspectes de la relació laboral dels Empleats.
(3) De cap manera s’impedirà ni limitarà l’exercici dels drets d’associació, sindicació i negociació col·lectiva en el marc de les normes reguladores de cadascun d’aquests drets fonamentals.
(4) GRUP PETRONIEVES respectarà i fomentarà els Drets Humans. Reconeix que els drets humans són drets fonamentals i universals, havent d’interpretar-se i reconèixer-se de conformitat amb les lleis pràctiques internacionals, en particular, la Declaració Universal dels Drets Humans de les Nacions Unides i els principis que proclama l’Organització Internacional del Treball.
4.2. Desenvolupament professional
(1) GRUP PETRONIEVES promourà el desenvolupament personal i professional dels seus Empleats, fomentant la seva implicació en la millora de les seves pròpies capacitats i competències. Les polítiques i actuacions relatives a la selecció, contractació, formació i promoció interna dels empleats hauran d’estar basades en criteris clars de capacitat, competència i mèrits professionals. Es tindrà en compte la promoció interna dels Empleats per a cobrir les posicions que en cada cas convingui.
(2) Els Empleats seran informats de les polítiques d’avaluació del seu treball i participaran activament dins del marc dels processos de gestió articulats per a millorar el seu treball, iniciativa i dedicació.
4.3. Compromís amb la seguretat i la salut de les persones
(1) GRUP PETRONIEVES vetllarà per a garantir un entorn de treball segur i saludable per als Empleats, adoptant quantes mesures siguin raonables per a maximitzar la prevenció de riscos laborals. A més, l’entitat facilitarà els mitjans necessaris per al degut compliment de les mesures que s’estimin oportunes per a prevenir els riscos laborals.
(2) Tots els Empleats seran responsables de mantenir el seu lloc de treball, seguint les regles i pràctiques de salut i seguretat.
(3) Constituirà incompliment del present Codi, la realització per part de qualsevol empleat de les funcions encomanades, sense respectar les mesures de prevenció de riscos laborals previstes per al seu lloc de treball i la no utilització dels EPI que li hagin estat facilitats quan això sigui preceptiu. A més, l’entitat facilitarà els mitjans necessaris per al degut compliment de les mesures que s’estimin oportunes per a prevenir els riscos laborals.
(4) Està prohibit el consum de begudes alcohòliques durant l’horari de treball, en la mesura en què la seva ingesta pot atemptar contra la seguretat i productivitat a l’entorn de treball i el manteniment de la professionalitat i responsabilitat dels Empleats.
El consum de drogues està totalment prohibit en les instal·lacions de Grup Petronieves
4.4. Compromís davant l’assetjament laboral
(1) GRUP PETRONIEVES rebutja qualsevol tipus d’assetjament en el treball (abús d’autoritat, assetjament físic o psicològic, assetjament sexual, així com qualsevol altra conducta que pugui generar un entorn de treball intimidatori, ofensiu o hostil per a les persones) considerant-ho inacceptable i intolerable; i no permetrà comportaments ni factors organitzatius que posin de manifest conductes d’assetjament en l’àmbit laboral.
(2) Constituirà incompliment del present Codi, podent arribar a ser constituir infracció greu o fins i tot delicte, qualsevol comportament d’assetjament, incloent expressament proferir expressions de caràcter injuriós, ofensiu, difamatori, o degradant, respecte d’altres companys -ja sigui directament o indirectament-, i qualsevol que sigui el mitjà emprat -verbal, SMS, whatsapp, correu electrònic, etc..- o adoptar conductes inapropiades que impedeixin la realització i acompliment normal del treball.
5.1. COMPROMÍS AMB CLIENTS
(1) L’entitat considera prioritària la satisfacció del client. En conseqüència, l’eficiència en els processos i la transparència en l’actuació, així com l’oferiment d’una infromación clara i verza, i la dispensa d’un tracte que garanteixin la qualitat del servei al client, han de ser fins en si mateixos per a tots els empleats de Grup Petronieves.
(2) Es posaran tots els mitjans per a garantir que els productes oferts no comportin riscos per a la salut, prenent les accions oportunes per a resoldre’ls.
5.2. COMPROMÍS AMB ELS PROVEÏDORS
(1) L’entitat es relacionarà amb els proveïdors de béns i serveis de manera ètica i lícita; seleccionarà únicament proveïdors les pràctiques empresarials dels quals respectin la dignitat humana, no incompleixin la Llei i no posin en perill la reputació de l’empresa.
(2) Tot proveïdor haurà d’estar operant complint escrupolosament amb la legalitat vigent. Hauran de respectar el compliment dels Drets Humans internacionalment reconeguts i assegurar-se de no defraudar ni incórrer en abusos d’aquests drets dins de les seves operacions de negoci, ni tampoc dins de la seva pròpia estructura organitzativa.
(3) Tot proveïdor haurà de promoure i respectar els següents principis:
a) Eliminar tota forma de treball infantil.
b) Erradicar qualsevol tipus de treball forçós o realitzat baix coacció.
c) Evitar la discriminació en qualsevol tipus de lloc de treball.
d) Respectar els horaris màxims de treball i sous mínims establerts.
e) Garantir que els seus empleats desenvolupen el seu treball sota els estàndards de seguretat i higiene.
f) Respectar els drets dels empleats a associar-se, organitzar-se o negociar col·lectivament sense que sofreixin per això cap classe de sanció.
g) Obtenir i mantenir els permisos ambientals per a l’operativitat de la seva empresa en cas de ser requerits. Així mateix, en cas que la seva operativa generi desaprofitaments, aquests hauran de ser supervisats, controlats i tractats de la manera en què la legislació corresponent ho indiqui.
(4) Els proveïdors es responsabilitzaran que les empreses subcontractades treballin sota les normes promogudes pel present document i dins del marc legal corresponent.
(5) Els proveïdors han de mantenir un enfocament preventiu orientat al desafiament de la protecció mediambiental, adoptant mètodes que beneficiïn una major responsabilitat ambiental i afavoreixin el desenvolupament i la difusió de tecnologies respectuoses amb el medi ambient.
(6) Tot proveïdor, haurà d’evitar ser partícip de qualsevol tipus de corrupció, extorsió o suborn que pogués arribar a afectar els principis del comerç just o derivar en escàndols públics en els quals l’entitat pogués veure’s afectada. Tot proveïdor accepta que la seva participació en qualsevol dels fets indicats és causa de resolució immediata del contracte que li uneixi amb GRUP PETRONIEVES sense que pugui reclamar cap indemnització a conseqüència d’això.
(7) GRUP PETRONIEVES valorarà positivament a aquells proveïdors que manifestin el seu compromís amb els principis promoguts en aquest Codi d’Ètica i Conducta mitjançant la seva acceptació i compliment. Així mateix, i al marge de l’exposat en el paràgraf anterior, GRUP PETRONIEVES es reserva el dret a resoldre la seva relació contractual amb aquells proveïdors que incorrin en incompliments del Codi de manera reiterada o greu, podent reclamar-los indemnització per danys i perjudicis (inclosos danys morals, si és el cas).
(8) GRUP PETRONIEVES procurarà estendre el contingut del present Codi de Conducta als seus proveïdors incorporant el propi Codi als contractes que celebri amb ells.
6.1. Protecció de dades personals
(1) L’entitat vetllarà per la protecció de les dades personals que s’emmagatzemin i intercanviïn durant l’activitat quotidiana en desenvolupament dels negocis socials en la mesura en què aquesta protecció és prioritària per a aconseguir un màxim nivell de qualitat en el desenvolupament de l’objecte social. Per aquest motiu tots els directius i empleats hauran de respectar sempre la legislació sobre protecció de dades personals. A fi de complir amb l’anterior, s’adoptaran polítiques formatives.
(2) Constituirà incompliment del present Codi, sense perjudici de la possible responsabilitat penal que es derivi, el descobriment o revelació d’informació personal (a tall d’exemple: nombres de comptes bancaris, dades personals com a dates de naixement, aniversaris, domicilis, telèfons…) dels altres empleats, clients o proveïdors i de la qual es tingui coneixement únicament pel treball i funció que s’exerceix en l’entitat.
6.2. Ús adequat de les eines informàtiques
(1) Els empleats faran un ús de les eines informàtiques (correu electrònic, intranet, internet, telèfons…) en condicions concordes amb el desenvolupament del lloc i amb les funcions que exerceixen. No s’utilitzaran de manera abusiva, ni en benefici propi per a actuacions que poguessin afectar la reputació o imatge de l’entitat.
(2) Els empleats únicament podran accedir als sistemes informàtics als quals s’estigui autoritzant i amb les llicències oportunes. No s’instal·larà, utilitzarà o distribuirà cap mena de programari que pogués afectar la seguretat dels sistemes, ni podran fer-se còpies no autoritzades o efectuar accions que permetin l’entrada de virus informàtics.
(3) Constituirà greu incompliment del present Codi la infracció de les mesures previstes en el document de seguretat relatiu a les eines informàtiques (a tall d’exemple: revelar les claus i contrasenyes d’accés als equips informàtics propis o de tercers amb el que poden donar-se fugides molt importants d’informació; realitzar descàrrega de programes o softwares que puguin contenir elements que danyin els sistemes operatius, accés a webs de dubtosa reputació, copiar de forma no autoritzada fitxers o arxius continguts en els terminals de l’empresa en USB o enviar-los de forma no autoritzada a un ordinador personal).
(4) Les comunicacions que es poguessin realitzar a través de les eines informàtiques (incloent molt especialment el correu electrònic corporatiu) no han de contenir declaracions ofensives o difamatòries. L’usuari de qualsevol mitjà informàtic o de comunicació que sigui propietat de l’entitat no podrà divulgar o transmetre informació il·legal, sexista, abusiva, difamatòria, obscena, racista, ofensiva, pornogràfica, o qualsevol tipus d’informació ofensiva o no autoritzada per les Lleis, ja sigui a través de fotografies, textos, bàners publicitaris o enllaços a pàgines externes: tampoc podrà publicar, transmetre, reproduir, distribuir o explotar qualsevol altre component nociu per a la integritat dels sistemes informàtics o que pugui infringir drets de propietat intel·lectual; de la mateixa manera, tampoc podran publicar o facilitar material o accés a recursos sobre hacking, craking o qualsevol altra informació que Grup Petronieves consideri susceptible, encara que sigui potencialment, de comprometre la seguretat o integritat dels sistemes informàtics.
6.3. Protecció de la informació confidencial
(1) Tant els empleats com els directius hauran de mantenir el més estricte secret professional i guardar confidencialment tota la informació que manegen en el curs de la seva labor professional. (2)En tot cas seran aplicable les següents regles quant al maneig de la informació confidencial:
a) Tota la informació serà protegida i mantinguda de forma estrictament confidencial. No serà utilitzada, totalment o parcialment, per a un fi distint del que el subjecte obligat tingués assignat en funció de la seva labor.
b) La informació confidencial solament serà utilitzada pel subjecte obligat per als fins que tingués assignats conforme al seu contracte laboral o la relació que li vinculi amb l’entitat. En cas que el subjecte obligat requereixi l’assistència d’un tercer a l’entitat i fos necessari revelar-li la informació confidencial, s’adoptaran les mesures necessàries perquè la informació sigui degudament protegida, subscrivint a aquest efecte un document de confidencialitat.
c) El subjecte obligat no revelarà, directament o indirectament, la informació a terceres persones diferents de les referides en l’apartat anterior.
d) El subjecte obligat notificarà, com més aviat millor, qualsevol tractament o ús incorrecte d’informació confidencial, cooperant amb l’entitat a fi de protegir aquesta informació.
e) Cap subjecte obligat guardarà informació sobre l’entitat en ordinadors privats o altres mitjans no proporcionats per la pròpia societat.
f) En el cas que el subjecte obligat hagués de portar la informació fora de les instal·lacions de l’entitat per a fer tasques laborals o les que siguin inherents a la seva relació amb aquesta, haurà de retornar aquesta informació una vegada s’haguessin acabat les tasques realitzades fora de les instal·lacions.
6.4. Apropiacions indegudes d’actius
L’entitat posa a la disposició dels seus empleats els recursos necessaris per a l’acompliment de la seva activitat professional. L’apropiació indeguda i la utilització inapropiada d’aquests actius seran perseguits penalment.
7.1. Manipulació de la informació
(1) La falsificació o manipulació d’informació, o la utilització deliberada d’informació falsa constitueix una conducta ilítica i en molts casos delicte. L’entitat assumeix un principi d’actuació de transparència informativa, entesa com el compromís de transmetre la informació fiable als mercats, tant financera, com de qualsevol altra índole. D’aquesta manera, la informació econòmic financera de la companyia, tant interna com externa, reflectirà fidelment la seva realitat econòmica, financera i patrimonial d’acord amb els principis de comptabilitat generalment acceptats.
(2) Els subjectes obligats han de transmetre-la informació de manera veraç, completa i comprensible. En cap cas proporcionaran a gratcient informació incorrecta, inexacta o imprecisa. En aquest sentit els directius i empleats s’abstindran de:
a) Portar un registre d’operacions en suports extracontables no registrades en llibres oficials.
b) Registrar despeses, ingressos, actius o passius inexistents.
c) Realitzar seients d’apunts en els llibres de comptabilitat amb indicació incorrecta del seu objecte.
d) Utilitzar documents falsos.
e) Destruir deliberadament documents abans del termini previst legalment en cada cas
(3) Constituirà incompliment del Codi la realització d’operacions mercantils que no es comptabilitzin, el registre de despeses no realitzades, i/o realitzar apunts comptables amb conceptes que no obeeixen a la realitat.
7.2. Suborns, corrupció, comissions il·legals i tràfic d’influències
(1) Està prohibida tota pràctica de corrupció, suborn o pagament de comissions en totes les seves formes, ja sigui per actes o omissions o mitjançant la creació o el manteniment de situacions de favor o irregulars amb l’objectiu d’obtenir algun benefici o utilitat per a l’entitat.
(2) Els subjectes obligats s’abstindran de realitzar pagaments a fi de facilitar o agilitzar tràmits consistents en el lliurament de diners o béns en espècie, qualsevol que fora el seu import, a canvi d’assegurar o agilitzar el curs d’un tràmit o actuació enfront de qualsevol òrgan judicial, administració pública o organisme oficial.
(3) Està prohibit exercir qualsevol tipus d’influència (directa, indirecta, per mitjà de tercers) sobre algun funcionari o autoritat derivada de la relació personal d’algun subjecte obligat.
7.3. Blanqueig de capitals i irregularitats en els pagaments
(1) Els Empleats de GRUP PETRONIEVES prestaran especial atenció als pagaments en metàl·lic que resultin inusuals atesa la naturalesa de l’operació, als realitzats mitjançant xecs al portador o a aquells efectuats en divises distintes de les prèviament acordades, comunicant a través dels llits i procediment establerts en aquest Codi d’Ètica i Conducta aquells que entengui que són irregulars. No es acepatarán pagaments en efectiu per import superior a 1.000 euros (o el seu contravalor en moneda estrangera); ni pagaments per import inferior en bitllets de 500 euros.
(2) També es notificaran aquells pagaments en els quals l’ordenant o beneficiari sigui un tercer no esmentat en els corresponents contractes, així com els realitzats en comptes que no resultin les habituals en les relacions amb una determinada entitat, companyia o persona.
(1) L’òrgan encarregat del compliment, tant del Codi d’Ètica i Conducta, com del model de prevenció de riscos penals és el Comitè de Compliment (CC) per delegació expressa del Consell d’Administració de l’entitat.
(2) El CC estarà integrat per tres membres: el responsable de l’assessoria jurídica interna (que servirà de President), un membre de l’òrgan de adminsitración (que servirà de Vocal), i un professional extern (que servirà de secretari) que haurà d’acreditar coneixements jurídics suficients i experiència pràctica com a advocat penalista d’un mínim de 10 anys.
(3) El CC elevarà un informe anual a l’òrgan d’administració sobre l’evolució de la política de prevenció de riscos penals. L’òrgan d’administració avaluarà i supervisarà almenys una vegada a l’any el sistema de gestió de compliance penal, tret que alguna circumstància aconselli escurçar aquest termini.
(4) El CC serà el responsable de proposar a l’òrgan d’administració quantes polítiques siguin necessàries per al desenvolupament del Codi d’Ètica i Conducta i, en general, per a una eficaç gestió dels riscos penals.
(5) En qualsevol cas, la responsabilitat última de supervisió de la correcta execució del Programa de Compliance correspon a l’òrgan d’administració de l’organització.
(1) Tots els consellers, directius i empleats de GRUP PETRONIEVES tenen l’obligació de complir i contribuir al compliment del sistema de compliance penal. És per això que, no sols han de conèixer el seu Codi d’Ètica i Conducta per a prendre les seves decisions d’acord amb aquests principis i a les polítiques que emanen d’aquests, sinó que han de comunicar de manera responsable qualsevol indici d’existència de processos i actuacions que contravinguin el que es disposa en aquest sistema.
(2) A aquest efecte, l’organització ha creat un canal de denúncies que està a la disposició de tots els treballadors, directius, clients, proveïdors (i fins i tot tercers aliens a l’organització), i al qual podran accedir quan tinguin constància directa de l’existència d’un fet constitutiu de delicte dut a terme per algun treballador, directiu, representant legal o apoderat de l’entitat, que pugui generar responsabilitat penal de l’entitat, o que suposi un comportament contrari als principis ètics continguts en aquest Codi d’Ètica i Conducta.
Podran denunciar aquest fet a través de les següents vies:
Correu electrònic: compliance@nievesenergia.com
Adreça postal següent: PETRONIEVES, carrer Tres Riguessis, sense número, Nau 9, Polígon Industrial Magarola Sud Avinguda del Litoral 36-40, 2a planta (Esparreguera, 08005); a l’atenció del Comitè de Compliment.
(3) El procediment de gestió de les denúncies assegurarà l’anonimat, la confidencialitat en totes les seves fases i la no represàlia. Concretament, se subjectaran als següents principis: (i) confidencialitat, (ii) respecte enfront de les persones involucrades, i (iii) garantia de les persones que denunciïn.
El present Codi d’Ètica i Conducta entrarà en vigor el dia 30 de març de 2022.
I. Consideracions generals
(1) Tots els empleats de l’organització tenen l’obligació de complir i contribuir al compliment del sistema de compliance penal. És per això que, no sols han de conèixer el seu Codi d’Ètica i Conducta per a prendre les seves decisions d’acord amb aquests principis i a les polítiques que emanen d’aquests, sinó que han de comunicar de manera responsable qualsevol indici d’existència de processos i actuacions que contravinguin el que es disposa en aquest sistema.
(2) A aquest efecte, l’organització ha creat un canal de denúncies que està a la disposició de tots els treballadors, directius, accionistes, clients, proveïdors (i fins i tot tercers aliens a l’organització), i al qual podran accedir quan tinguin constància directa de l’existència d’un fet constitutiu de delicte dut a terme per algun treballador, directiu, representant legal o apoderat de l’entitat, que pugui generar responsabilitat penal de l’entitat podran denunciar-ho a través de les següents vies:
Correu electrònic: compliance@nievesenergia.com
Adreça postal següent: PETRONIEVES, carrer Tres Riguessis, sense número, Nau 9, Polígon Industrial Magarola Sud Avinguda del Litoral 36-40, 2a planta (Esparreguera, 08005); a l’atenció del Comitè de Compliment.
(3) Sense perjudici de l’existència del canal de denúncies, tot empleat ha de vetllar per la integritat i reputació de la companyia. I davant un possible incompliment del Codi d’Ètica i Conducta també es podran comunicar aquests fets al superior jeràrquic, perquè aquesta persona remeti immediatament la informació rebuda al Comitè de Compliment. Encara que és aconsellable centralitzar la informació per mitjà del canal de denúncies, no deixaran d’atendre’s i investigar-se els fets que es denunciïn per altres vies que acabin en coneixement del Comitè de Compliment.
II. Funcionament bàsic del canal de denúncies
(1) Sense perjudici del funcionament detallat de la política de denúncies que es conté en el document “Procediments per a la recerca d’incompliments i irregularitats”, qualsevol denúncia haurà d’efectuar-se de bona fe i contenir antecedents suficients que permetin donar inici a una recerca.
La comunicació “de bona fe” suposa que es facilita tota la informació de què es disposa de manera honesta, completa i precisa, fins i tot encara que posteriorment es verifiqui que era equivocada. La informació facilitada “de mala fe” està subjecta a mesures disciplinàries.
(2) Les denúncies deuran, en la mesura que sigui possible, contenir la següent informació:
Identitat de les persones de l’entitat involucrades. Si no es coneixen dades concretes d’identificació, s’indicaran els fets que permetin la seva identificació (ja que ocupava, lloc dia i hora en el qual es van produir els fets).
Data o dates aproximades en les quals van ocórrer els fets.
Descripció mínima del succeït
Si s’acompanyen proves (documents, fotos, vídeos…) indicar l’origen de les mateixes (qui va realitzar les fotografies o gravacions, qui va lliurar els documents…)
Es podran facilitar dades de possibles testimonis, indicant si és el cas el coneixement que tinguin dels fets.
En general, qualsevol altra circumstància relacionada amb els fets denunciats.
(3) Gràficament, l’esquema general de funcionament del canal de denúncies seria el següent:
DENÚNCIA –> ANÀLISI INICIAL DE VIABILITAT –> RECERCA INTERNA –> PROPOSTA A L’ÒRGAN DE GOVERN –> CONCLUSIÓ
(4) El procediment de gestió de les denúncies assegurarà l’anonimat, la confidencialitat en totes les seves fases i la no represàlia. Concretament, se subjectaran als següents principis:
a) Confidencialitat: les dades i les declaracions realitzades s’examinaran amb estricta confidencialitat. Totes les persones que hagin de conèixer del seu contingut queden subjectes a un compromís de confidencialitat. Les dades del denunciant únicament podran ser facilitats en cas d’exigència legal, i prèvia sol·licitud per part de l’autoritat competència.
b) Exhaustivitat: la informació rebuda sobre potencials incompliments del Codi de Conducta (i en general sobre qualsevol política o procediment relativa al sistema de gestió de compliance penal) seran investigats detallada i completament per a determinar la veracitat de la situació denunciada.
c) Respecte enfront de les persones involucrades: en tot moment es tindran en consideració els drets d’aquelles persones involucrades en potencials incompliments. Abans de realitzar valoracions sobre les situacions declarades, les persones i/o empleats afectats tindran el dret de traslladar les raons i explicacions que jutgin necessàries.
d) Fonament: qualsevol decisió haurà de ser adoptada de forma raonada, proporcionada, apropiada i considerant les circumstàncies i entorn dels fets.
e) Garantia de les persones que denunciïn: s’assegura a les persones que denunciïn de bona fe (o sobre la base d’una creença raonable) fets poc ètics o vulneradores del Codi d’Ètica i Conducta (i en general sobre qualsevol política o procediment relativa al sistema de gestió de compliance penal), que no sofriran represàlies ni mesures discriminatòries o disciplinàries de cap mena per informar de vulneracions de la política de prevenció penal o per negar-se a participar en activitats delictives. Aquesta garantia no s’estén als casos en què la persona en qüestió que realitza la denúncia hagi participat en l’incompliment. Tampoc es tolerarà cap represàlia contra qui col·labori en una recerca sobre un incompliment. Qualsevol acte de represàlia, o la mera amenaça de represàlia serà considerat com una infracció greu del Codi d’Ètica i Conducta i subjecte a mesures disciplinàries.
I. Consideracions generals
(1) Aquesta política desenvolupa els principis bàsics en aquesta matèria, a fi d’establir una guia de conducta de tots els empleats i directors, que serveixi per a prevenir, detectar, investigar i posar remei a qualsevol pràctica corrupta en el si de l’entitat. A diferència d’altres polítiques, s’ha utilitzat una metodologia expositiva a base de preguntes-respostes, i amb l’exemplificació de molts supòsits perquè els seus destinataris puguin identificar fàcilment els elements fonamentals dels deures de comportament ètic i íntegre.
(2) La integritat en l’actuació professional en un dels principis bàsics d’actuació reflectits en el nostre Codi Ètic i de Conducta, i es manifesta en determinats deures d’actuació, tant per part dels nostres empleats i directius, com per parde els nostres socis de negoci rellevants.
(3) Com es reconeix en el Codi Ètic i de Conducta, GRUP PETRONIEVES se subjecta a una política estricta de no acceptar ni oferir regals, ni donacions, ni en espècie ni en metàl·lic. És una conducta prohibida l’oferir regals, invitacions o obsequis a tercers (siguin funcionaris o no) amb la intenció d’influenciar-los perquè realitzin les seves funcions de manera deshonesta o en condicions més favorables que als restants clients, o per a agrair-los que hagin actuat d’aquesta manera encara que no li ho haguessin suggerit prèviament, o en general perquè actuïn de manera contrària a la legalitat vigent. Els subjectes obligats tampoc podran prometre, oferir o concedir a directius, administradors, empleats o col·laboradors d’una empresa mercantil o d’una societat, associació, fundació o organització un benefici o avantatge de qualsevol naturalesa no justificats, perquè li afavoreixi a ell o a un tercer enfront d’uns altres, incomplint les seves obligacions en l’adquisició o venda de mercaderies o en la contractació de serveis professionals.
(4) El coneixement de qualsevol conducta que pogués ser contrària a la present política anticorrupció serà immediatament notificada a través del canal de denúncies al Comitè de Compliment. En cas de dubte sobre el caràcter permès o prohibit d’una conducta, es comunicarà davant el Comitè de Compliment.
II. Compliment de la política anticorrupció
(1) Si està alguna vegada insegur sobre com reaccionar davant una situació, o si té dubtes de si una certa conducta pot ser impròpia o contrària a la política, deuria sempre buscar l’orientació del seu superior jeràrquic o del Comitè de Compliment abans de dur a terme qualsevol acció. Si vostè observa un comportament que el preocupa, o que segons la seva comprensió pot representar una violació de la nostra política, plantegi l’assumpte immediatament al Comitè de Compliment. Fent-ho així, facilitarà a l’entitat una oportunitat per a valorar l’assumpte i corregir-lo abans que arribi a ser una violació de la llei o abans que comporti un risc per a la reputació de la Companyia.
(2) Les sospites d’infracció de la política d’una certa importància, com podrien ser ejemplificativamente les que impliquin alts nivells de direcció, quantitats significatives, o fins i tot la comissió de fets delictius han de ser comunicades immediatament al Comitè de Compliment.
Exemple pràctic: una persona de l’àrea financera va ser requerida pel seu superior perquè procedís a realitzar una transferència bancària de fons a un compte personal d’un funcionari públic. Quan aquesta persona li va preguntar al seu superior per a què era el pagament, el seu superior li va dir que “no era de la seva incumbència”. Quan va expressar les seves preocupacions sobre si el fet podia ser il·legal, li va dir que a ell no li importava el que digués la política i que ell assumia tota la responsabilitat si hi havia qualsevol problema amb el pagament. La persona de l’àrea financera té por que el seu superior prengui represàlies contra ella si informa de l’assumpte.
Com reaccionar: la persona de l’àrea financera hauria d’informar immediatament d’aquesta situació per mitjà del canal de denúncies al Comitè de Compliment. Si segueix les instruccions del seu superior i viola la Política Anticorrupció, tots dos estarien probablement violant la llei a més de violant la Política i el Codi d’Ètica i Conducta. La Companyia protegirà aquesta persona de qualsevol represàlia per la seva denúncia de bona fe i probablement sancionarà al superior.
(3) Cap empleat serà mai sancionat de cap mode, per negar-se al pagament de suborns o pagaments il·legals. De la mateixa manera, els seus resultats laborals o econòmics no seran valorats negativament perquè s’hagin produït retards o pèrdues com a resultat de la seva negativa al pagament. Un element amb el qual ha de comptar prèviament un empleat és que no s’haurà d’enfrontar a situacions en les quals se li requereixi un suborn o un pagament il·legal per a tramitar una sol·licitud.
(4) La Companyia aplica un tractament de “tolerància zero” a les violacions d’aquesta Política. Tots els empleats i directius estan obligats a defensar els estàndards ètics de la política, i han de prendre les mesures necessàries per a prevenir qualsevol violació d’aquesta. Se sancionarà, i si és el cas acomiadarà, als empleats de la companyia en supòsits d’incompliment voluntari d’aquesta política, incloent-hi el no informar de l’existència de violacions de les quals es tingui coneixement. En el cas d’infraccions d’aquesta política per part de persones que treballen per a la Companyia però que no són empleats d’aquesta, es podrà resoldre el contracte o extingir la relació que els uneixi amb la companyia.
(5) Aquestes infraccions es podran comunicar als òrgans públics encarregats de la recerca de fets delictius, quan això sigui procedent, de tal mode que pot ser investigat en un procés penal. El suborn i els pagaments il·legals són delictes castigats amb pena privativa de llibertat.
(6) La política s’aplica a totes les persones que treballen per a GRUP PETRONIEVES, independentment de la seva ubicació, lloc o categoria. Això inclou tant a empleats (amb independència del tipus de contracte que tinguin), com a directius, membres del Consell d’Administració, i directors de les diverses persones jurídiques que es troben en el perímetre de l’organització. I també inclou als agents o tercers que actuïn en nom d’alguna de les empreses del GRUP PETRONIEVES, que hauran de complir amb els principis d’aquesta política.
III. Conceptes bàsics
(1) Un suborn (o acte de corrupció) té una definició legal precisa. Però perquè s’entengui en què consisteix és important que sàpiga que consisteix a donar, prometre o oferir una mica de valor o algun avantatge, directament o indirectament, a qualsevol persona, amb la finalitat d’induir a aquesta persona o a qualsevol altra perquè realitzi una funció o activitat indeguda, o perquè s’abstingui d’actuar en compliment de les seves funcions oficials, o en general amb la intenció d’influir en el comportament d’una altra persona o premiar-lo, i mantenir o obtenir d’aquesta manera un avantatge comercial. També és un suborn acceptar la petició que realitza una altra persona amb les mateixes finalitats, és a dir perquè s’actuï (o no s’actuï) indegudament, tant per la persona que accepta la petició com per un tercer. Mai s’ha de participar en un suborn.
(2) Les formes en les quals es pot presentar un suborn o acte de corrupció són moltes i diverses: no existeix un llistat de conductes. Un suborn pot tenir un contingut econòmic o de qualsevol altre tipus, i inclou donar o rebre diners, préstecs, contribucions o donacions, viatges, ofertes d’ocupació, reembossaments, bonificacions, béns, serveis o qualsevol altre producte o activitat que pugui considerar-se que tingui valor. Els regals, les atencions corporatives i les invitacions comercials poden ser considerats com a formes de suborns en unes certes circumstàncies. No es permet sol·licitar, acceptar o oferir qualsevol mostra d’hospitalitat o regal, per petit que pogués ser, que pogués ser entès com una forma de persuasió o influència inapropiada, és a dir, com una forma de suborn. Un suborn pot també tenir forma d’un incentiu o premi, i pot ser pagada després que l’actuació (o omissió) indeguda s’hagi produït. Entre les categories de conductes prohibides també inclouen els favors personals. Els actes de corrupció canalitzats mitjançant favors personals són especialment difícils de detectar, perquè no consumin recursos de l’organització ni es desenvolupen en el context de les seves activitats. No obstant això, poden ser idonis per a conculcar la independència de qui els rep i, per això, no són en absolut innocus. En el fons, un favor personal pot evitar un desemborsament (per exemple, utilitzar el resort residencial o el iot d’esbarjo d’un amic) o fins i tot tenir accés a un bé o servei difícil d’aconseguir en condicions normals (accés a una localitat privilegiada en un concert, o una final esportiva rellevant, per exemple). Per tant, totes les persones de l’organització han d’adquirir consciència que les seves activitats en l’esfera privada poden afectar igualment l’organització, quan es projecten sobre determinats tercers.
(3) L’entitat no fa distincions entre funcionaris públics o particulars pel que fa al suborn. El suborn no està permès independentment de l’estatus del receptor. Encara que vostè mai ha d’oferir ni acceptar suborns de ningú, necessita estar particularment atent per a no participar en cap suborn, suborn o tracte indegut amb funcionaris públics. No ofereixi, doni, prometi ni autoritzi gens de valor econòmic, ni qualsevol altre avantatge per a ningú (inclòs un membre de la família, parent o persona vinculada a un funcionari públic) si les circumstàncies semblen indicar que busca la influència del funcionari públic per a obtenir o mantenir negocis, o algun avantatge competitiu.
1. Qui és un “funcionari públic”?
Un funcionari públic no té per què ser algú que treballa en l’administració pública. Dins dels funcionaris públics s’inclouen a les següents persones:
empleats o representants de qualsevol administració, empresa pública, entitat governamental en qualsevol lloc del món, incloent-hi empleats d’alt i baix rang. Les entitats governamentals inclouen, però no estan limitades, a bancs centrals, fons sobirans, hospitals públics, i qualsevol altre projecte empresarial que sigui propietat o sigui controlat per una entitat governamental;
qualsevol individu exercitant una funció legislativa, administrativa o judicial, ja sigui per nomenament o elecció; • qualsevol candidat o titular d’un càrrec públic;
qualsevol càrrec d’un partit polític;
qualsevol funcionari, empleat, representant o agent d’una organització pública internacional, o qualsevol persona que actuï amb caràcter oficial per a una organització pública internacional tal com poden ser ejemplificativamente les Nacions Unides o el Banc Mundial, l’Organització d’Aviació Civil Internacional, l’Organització del Tractat de l’Atlàntic Nord, la Interpol…; qualsevol membre de la família reial; i
qualsevol fill, espòs, parent o germans o qualsevol altra relació familiar o anàlogues a les avantdites. És la seva responsabilitat saber si la persona amb la qual està tractant és un funcionari públic. Davant el dubte consulti amb el Comitè de Compliment competent.
2. Influint en una decisió d’un funcionari públic per a guanyar un avantatge.
Es considera també suborno el fet d’oferir una mica de valor o un avantatge a un funcionari públic per a influir en alguna decisió discrecional del funcionari, tal com podria ser -a tall d’exemple- el resultat d’una inspecció, una decisió per a premiar o continuar amb les relacions comercials, o el desenvolupament o aprovació d’alguna legislació que pugui afectar directament o indirectament l’entitat. Les ofertes similars realitzades a un particular també estan prohibides sempre que existeixin raons per a creure que és en benefici (directe o indirecte) d’un funcionari públic. Això inclou als parents i amics pròxims del funcionari públic.
Exemple pràctic: un funcionari de duanes efectua un control rutinari de mercaderies de la Companyia a la seva entrada al país, i el sotmet a llargues i complicades inspeccions. El funcionari de duanes suggereix a la Companyia que li faci petits pagaments, o que li proveeixi de productes gratis, perquè ell tracti a la mercaderia de la Companyia igual que tracta a altres enviaments, abstenint-se d’inspeccionar-los.
Com reaccionar: no doni diners al funcionari, ni productes, ni gens de valor. Seria indegut i il·legal concedir qualsevol cosa de valor o qualsevol avantatge al funcionari públic, fins i tot si ell s’està dirigint injustament contra les mercaderies de la Companyia realitzant inspeccions i controls distints a com actua contra altres companyies.
(4) En relació amb el tracte amb funcionaris públics, hi ha determinades regles de comportament que s’han de conèixer.
Vostè no ha d’oferir regals o hospitalitat a funcionaris públics a canvi de cap avantatge o tracte favorable, o per a influir sobre qualsevol decisió administrativa, incloent evitar que faci alguna cosa que pugui perjudicar la companyia.
Exemple pràctic: El cap de l’autoritat local tributària on la Companyia està registrada com a contribuent, demana a l’empresa determinats productes que es poden obtenir en les estacions de serveis (begudes, galetes, joguines…) per a la festa d’aniversari del seu fill a canvi de tancar una inspecció de conformitat.
Com reaccionar: Educadament expliqui que vostè no està autoritzat per a proporcionar productes o serveis de la Companyia, d’acord amb la Política Antincorrupción i immediatament informe al Comitè de Compliment.
Es pot emportar a un funcionari públic a un menjar, però només si és raonable i apropiat No ha de pagar el menjar d’acompanyants de funcionaris públics.
Exemple pràctic: Un alcalde té programat assistir a l’obertura d’una estació de servei. Després de l’obertura, un directiu pretén portar al funcionari públic i els seus acompanyants al restaurant més agradable de la ciutat, sense límit quant al que puguin demanar per a menjar i beure, i donar-los a cadascun d’ells un car rellotge de marca.
Com reaccionar: Seria inapropiat organitzar un menjar car i proporcionar rellotges al funcionari i als seus acompanyants. La Política permetria a la Companyia proporcionar regals modestos (per exemple, bolígrafs o paraigües), particularment si aquests inclouen la marca o el logotip de la Companyia, i facilitar un menjar si les circumstàncies de la visita el justifiquen (és raonable convidar-li a menjar si està prevista un menjar institucional, però normalment ajustant-se a un menú prèviament tancat). Es comptabilitzaran les despeses originades identificant correctament el concepte.
Com a part del nostre compromís com a bons ciutadans corporatius, en determinades circunstanciase poden realitzar contribucions caritatives. Aquestes contribucions poden consistir en béns o serveis, assistència tècnica o capacitació, suport financer o patrocini d’esdeveniments. No obstant això, han de prendre’s particulars cauteles per a garantir que l’entitat beneficiària és una organització de bona fe, regulada i supervisada de tal mode que no existeix motiu per a creure que l’entitat pot operar directament o indirectament per a procurar el benefici privat de cap funcionari públic. En el cas en què un funcionari públic sigui director o agent de l’entitat benèfica, o estigui de qualsevol altre mode estretament vinculat amb l’entitat, o sol·liciti expressament que la Companyia faci contribucions a aquesta entitat, s’ha d’informar el Comitè de Compliment qui l’assessorarà sobre quines consultes o gestions s’han de dur a terme amb la finalitat d’obtenir un alt nivell de seguretat que la contribució no serà usada per a un pagament prohibit.
Exemple pràctic: Un funcionari públic de l’alt nivell amb el qual vostè tracta de mode regular, li pregunta si la Companyia pot fer una donació per a nens cecs en una organització en la qual ell participa com a voluntari.
Com reaccionar: Vostè hauria de consultar amb el Comitè de Compliment que li aconsellarà sobre què és el que s’hauria de fer (diligència deguda) per a assegurar que l’organització benèfica és una organització de bona fe i que la contribució no s’utilitzarà per a altres propòsits.
En relació amb pagaments de taxes, preus públics, permisos i llicències no s’han de fer pagaments més enllà del que s’exigeixi per la llei o per les regulacions locals, ni donar cap favor o avantatge de qualsevol tipus als funcionaris públics per a obtenir un permís, llicència, o qualsevol altra autorització administrativa. A vegades aquesta qüestió se sol presentar quan la Companyia tracta d’establir o ampliar una instal·lació o obtenir permisos operatius. No està permès el que es coneix com a «pagaments de facilitació» a funcionaris per a accelerar o per a assegurar el compliment d’un tràmit administratiu rutinari. El pagament de preus públics, taxes i similars no estan prohibits per aquesta política. Si té alguna pregunta sobre si es permet una taxa per a expedir un tràmit amb una entitat, consulti amb eñ Comitè de Compliment. No s’han de fer pagaments o donar cap altre avantatge als funcionaris públics amb la finalitat d’evitar una inspecció, influir sobre els resultats d’una inspecció, o evitar la imposició d’una multa. Durant una inspecció, vostè ha de tractar al funcionari públic amb correcció, però sense oferir-li gens de valor, ni cap avantatge abans, durant o després de la inspecció. Tal oferta, fins i tot si és molt petita, podria ser interpretada com l’existència d’una intenció d’influir en les conclusions del funcionari públic respecte a la inspecció.
(5) La Companyia també ha de respondre per suborns pagats per tercers actuant en nom de la Companyia o per suborns pagats per empleats o altres persones que realitzin serveis per a GRUP PETRONIEVES. Per tant, mai s’haurà d’autoritzar o sol·licitar a cap empleat o a tercers que pagui suborns a ningú (inclosos funcionaris públics), ni que rebi suborns de ningú. Tampoc pot vostè supervisar cap activitat de tercers que actuïn en nom de GRUP PETRONIEVES, que vostè sospiti que pugui tenir conflicte amb aquesta Política. Precisament per a evitar aquestes situacions GRUP PETRONIEVES té una política específica de diligència deguda amb els socis de negoci.
III. Acceptació de la política anticorrupció per empleats i socis de negoci rellevants
(1) Tots els empleats han de rebre una còpia d’aquesta Política i estar informats que estan obligats a complir amb ella, subscrivint l’annex A (empleats) com a acceptació de les obligacions que els incumbeixen. A efectes operatius es podrà remetre còpia d’aquesta política per mitjà del correu electrònic corporatiu, però l’annex Al fet que acredita la seva efectiva recepció haurà de lliurar-se físicament i rebre’s emplenat i signat de manera manuscrita. Tots els empleats han de signar una declaració que indiqui que han llegit i entès la Política i que estan d’acord a complir-la. La declaració d’empleat està inclosa en l’Apèndix A. El compliment d’aquesta Política forma part de les obligacions inherents al seu contracte laboral, de tal mode que el seu incompliment permetrà l’aplicació del règim disciplinari previst en la legislació laboral i en el conveni col·lectiu aplicables en considerar-se una deslleialtat o abús de confiança en les gestions encomanades.
(2) En relació amb els socis de negoci rellevants de GRUP PETRONIEVES, no s’ha d’entaular una relació comercial amb terceres parts, tret que acceptin un contracte en el qual s’estableixi que no permetran, sol·licitar, acceptar o oferir suborns o actes de corrupció. S’inclou en l’Apèndix B la clàusula a incloure en aquests contractes.
IV. Actuacions de patrocini i beneficis a la comunitat
(1) Conforme al que es preveu en el Codi d’Ètica i de Conducta, queden al marge de les prohibicions d’acceptació i/o oferiment de regals o donacions les actuacions de patrocini realitzades de conformitat amb la legalitat vigent, i conforme al que es disposa seguidament. Les activitats de patrocini formen també part de les accions de responsabilitat social corporativa, permitiendoa les organitzacions impulsar o contribuir a esdeveniments culturals, esportius, científics, etc. Com que un patrocini va lligat a una activitat en concret, constitueix una premissa bàsica comprovar que ha estat desenvolupada segons els paràmetres acordats. El patrocini es negociarà, formalitzarà i verificarà per l’organització, evitant en la mesura del possible la intervenció d’intermediaris en aquest procés que perjudiquin la transparència i traçabilitat del patrocini. En qualsevol cas, el patrocini ha d’obeir a una activitat substantiva el cost de la qual sigui quantificable i execució mesurable. S’adoptaran accions tendents a recuperar l’import del patrocini quan no s’hagi aplicat a les activitats compromeses o quan hagi resultat impossible contrastar tal extrem.
(2) Els beneficis a la comunitat (participació en festes locals o esdeveniments tradicionals mitjançant finançament de part de les activitats o aportant productes o serveis gratuïtament o en condicions avantatjoses) poden arribar a interpretar-se com una modalitat de donació o patrocini, amb la particularitat que se sufraguen activitats relacionades amb les comunitats on l’entitat manté vincles. Aquestes conductes estaran permeses sempre que el Comitè de Compliment analitzi prèviament que no es tracta d’activitats de contingut polític. Per això cal cuidar el destí i ús de les aportacions, evitant que s’utilitzin com a contraprestació a tractes de favor passats, presents o futurs. Existeixen unes certes precaucions bàsiques al respecte, com valorar ex-ante la legitimitat, raonabilitat i proporcionalitat de les aportacions, evitar lliurar quantitats de diners a funcionaris o entitats públiques (o persones vinculades amb aquests col·lectius).
V. Excepcions i registre
(1) De manera excepcional, els subjectes obligats podran acceptar regals, invitacions, serveis d’hospitalitat o un altre tipus d’incentius que no superin els usos habituals, socials o de cortesia, i estiguin relacionats amb l’activitat comercial, sempre que es consideri que la no acceptació pot ser considerada com un acte de desconsideració personal o institucional.
(2) En cas de dubte es consultarà al Comitè de Compliment immediatament que es tingui coneixement d’aquesta situació.
(3) A fi de garantir que aquests obsequis, invitacions, o regals es realitzen de bona fe, es crearà un registre de regals i invitacions que estarà sota el control del Departament de RH, en el qual es consignaran la persona que el fa, qui el rep, així com el seu valor estimat. Es remetrà informació del mateix a l’òrgan d’administració almenys una vegada a l’any.
En aquest registre es contindrà també tota la informació relativa als actes de patrocini i de beneficis a la comunitat.